Maintenant, vous pourriez avoir du mal à imaginer comment une seule signature d’e-mail mobile non professionnelle pourrait causer des dommages. Après tout, des millions d’e-mails sont envoyés chaque jour, alors comment une signature peut-elle avoir un impact négatif? Cela se perdrait sûrement dans le tourbillon des courriels quotidiens envoyés, donc ne serait pas remarqué. En réalité, quoi que ce soit d’une erreur typographique, d’une déclaration obsolète / inappropriée, d’un humour déplacé ou d’un design bâclé peut avoir un impact négatif sur la réputation d’une marque. C’est pourquoi les entreprises véritablement prospères ne laissent pas leur marque entre les mains de chaque membre du personnel. Ils prennent le contrôle total de ce canal et appliquent les signatures d’entreprise que tous les employés doivent utiliser.
Jetons un coup d’œil aux problèmes les plus courants qui se produisent autour des signatures de courrier électronique mobile et comment les entreprises qui réussissent à les contourner:
1. Dire aux gens quel type d’appareil vous avez
Personne ne se soucie plus de quel appareil vous envoyez un e-mail. L’iPhone existe depuis 2007 et les smartphones ne sont plus une nouveauté. C’était autrefois une tactique marketing intelligente d’Apple (que d’autres sociétés telles que Samsung et Google ont incorporée), mais avoir un iPhone en 2019 n’est pas le symbole de statut qu’il était autrefois. Tout le monde a maintenant un smartphone d’une certaine description, vous ne trouverez donc personne impressionné par un e-mail disant «Envoyé depuis mon iPhone».
Une signature mobile efficace doit être le reflet de votre entreprise et non de l’appareil d’où provient l’e-mail. C’est pourquoi les entreprises qui réussissent s’assurent que tous leurs employés utilisent une signature similaire sur les mobiles comme sur leurs ordinateurs de bureau. Ces entreprises comprennent qu’une signature électronique est tout autant le reflet de leur marque que tout autre matériel d’entreprise, et doit donc apparaître au centre de toutes les communications mobiles.
2. Utiliser « Excuser toutes les fautes de frappe » comme excuse
Oui, des erreurs se produisent. Nous sommes tous humains après tout. Lorsque vous envoyez un e-mail par mobile, vous pouvez être pressé ou loin de votre bureau principal. Donc, l’idée d’indiquer qu’il peut y avoir des fautes de frappe dans votre message via une signature d’e-mail mobile est logique en théorie. Mais imaginez si quelqu’un vous a envoyé un e-mail avec une signature disant «Envoyé depuis mon PC. Excusez les fautes de frappe. »Vous ne seriez pas impressionné, n’est-ce pas? Alors, pourquoi est-il acceptable de le déclarer dans une signature d’e-mail mobile? Un e-mail professionnel est toujours une correspondance professionnelle, pas un SMS. Dire qu’il peut y avoir des fautes de frappe dans votre e-mail via une signature ne vous donne pas un laissez-passer gratuit quand il s’agit d’utiliser une grammaire et une ponctuation médiocres. Cela aurait pu se produire il y a une décennie lorsque les smartphones étaient à leurs balbutiements, mais en 2019,
Si vous dites aux gens qu’il peut y avoir des fautes de frappe dans votre message, vous n’aurez qu’à semer des doutes dans leur esprit. Ils pourraient commencer à se demander quoi d’autre dans l’e-mail pourrait être inexact. Ils pourraient ne pas être d’accord avec les chiffres financiers que vous avez envoyés. Ils pourraient penser qu’il y a un problème avec votre devis de vente. Fondamentalement, vous allez avoir l’air de ne pas faire attention aux détails, de vous précipiter et d’être bâclé. Cela peut ensuite leur faire boule de neige en pensant que l’entreprise pour laquelle vous travaillez ne se soucie pas non plus des détails importants. Pourquoi voudraient-ils alors faire affaire avec vous?
C’est pourquoi les entreprises qui réussissent normalisent les signatures électroniques afin que tout le monde obtienne un modèle cohérent. Ils n’attirent pas l’attention sur les erreurs qui pourraient apparaître dans un e-mail. Ils ne disent pas explicitement qu’il pourrait y avoir des erreurs dans le message. La signature montre à quel point l’entreprise est professionnelle et n’a donc que les meilleurs employés qui y travaillent. Il devient un énoncé de mission implicite, contribuant à rassurer davantage les destinataires.
3. Essayer d’être drôle
Votre sens de l’humour pourrait faire rire constamment les gens dans votre environnement de bureau. Mais nous parions que vos pitreries «farfelues» ne sont pas la politique de l’entreprise. Avoir « Envoyé de mon grille-pain » ou « Envoyé par un pigeon voyageur via Skynet sur une machine à écrire » comme signature de courrier électronique mobile n’est pas du tout approprié pour les communications professionnelles.
Voici un exemple simple de pourquoi vous ne devriez jamais utiliser l’humour dans les signatures de courrier électronique. L’un de vos vendeurs essaie de conclure un accord massif avec une grande entreprise. La vente potentielle serait une aubaine énorme pour votre entreprise. Le commercial envoie un e-mail via son mobile au PDG de ladite société avec un devis final. Le PDG ouvre l’e-mail et est accueilli par une signature disant: «Cet e-mail a été envoyé du futur sur un tapis magique de rêves.» Maintenant, que pense le PDG quand ils voient une déclaration aussi stupide? Ils penseront qu’ils ont affaire à un amateur qui a très peu de respect lorsqu’il s’agit de faire des affaires. Cela pourrait alors coûter à votre entreprise ce gros contrat de vente, et tout cela à cause d’un texte stupide ajouté à une signature mobile sur laquelle vous n’aviez aucun contrôle.
En fin de compte, c’est pourquoi les entreprises qui réussissent ne donnent pas à leur personnel la possibilité d’ajouter leurs propres signatures sur les mobiles. Ils appliquent un modèle d’entreprise à tous les niveaux, de sorte que même si un employé décide d’ajouter sa propre déclaration, celle-ci est automatiquement supprimée après l’envoi de son e-mail.
4. Utilisation de devis personnels
Nous avons tous des opinions différentes. Nous aimons tous des choses différentes. Nous avons tous des croyances différentes. Quelle est la chose commune à tous? Le mot «différent». Ce n’est pas parce que vous croyez passionnément à quelque chose que les autres vont le partager. C’est pourquoi vous ne devez jamais inclure de devis personnels dans une signature électronique. DÉJÀ!
Toute entreprise prospère ne veut pas être discréditée parce qu’un employé fait la promotion d’un certain parti politique ou de ses croyances religieuses dans sa signature. Tout employé représente les valeurs d’entreprise de l’organisation pour laquelle il travaille et promeut activement son énoncé de mission. Les citations personnelles distraient, gênent et sont totalement inappropriées pour les communications professionnelles. Peu importe si l’e-mail a été envoyé depuis un mobile: cette citation peut toujours laisser un mauvais goût et avoir un impact très négatif sur la réputation d’une marque.
5. Ajouter trop de coordonnées
Si une personne vérifie ses e-mails sur un mobile, elle n’a pas le temps de lire des rames de texte et l’équivalent d’une thèse. Le temps moyen que les gens passent à lire un message sur un mobile est considérablement inférieur à celui des appareils de bureau. S’ils veulent vous contacter au dos d’un e-mail, ils veulent pouvoir le faire rapidement. Par conséquent, avoir votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre fax, votre identifiant Skype, votre Twitter personnel et votre adresse de bureau rend les choses trop confuses.
Les meilleures signatures de courrier électronique mobile réduisent les coordonnées au minimum , ce qui permet aux destinataires de contacter facilement dès que possible. Nous vous recommandons d’utiliser les éléments suivants:
- Nom complet de l’employé (pas le prénom ou le surnom)
- Profession
- Numéro de téléphone
- Adresse e-mail (oui, vous devez inclure votre adresse e-mail dans une signature e-mail, peu importe ce que quelqu’un d’autre dit).
Contrôle des signatures de messagerie mobile
Comme vous pouvez le voir, il est dans le meilleur intérêt de votre entreprise de vous assurer que votre signature de courrier électronique a fière allure sur tous les types d’appareils. Avec gmail-signatures.com , vous pouvez vous assurer que tous les appareils mobiles qui envoient des e-mails auront des signatures HTML complètes, conservant votre image professionnelle où que le message ait été envoyé. Que vos employés utilisent un smartphone ou une tablette, les solutions de gestion de signature d’e-mail dédiées garantissent que chaque appareil mobile utilisera la même signature de haute qualité que vous utilisez pour les e-mails à l’échelle de l’entreprise.