Conseils de planification d’événements pour minimiser le stress et augmenter la productivité
La planification d’événements est incroyablement stressante, même pour les pros les plus aguerris. Il n’y a jamais assez d’heures dans la journée et quelque chose se passe toujours mal. Consultez ces conseils d’experts en planification d’événements pour vous assurer que rien ne glisse entre les mailles du filet.
Organisez votre temps et votre espace de travail
La création d’habitude de travail efficace pose les bases d’une organisation d’événements productive. Structurez vos journées, systématisez votre flux de travail, désencombrez votre bureau et prenez le temps de faire des pauses. Même une pause de 15 secondes de votre écran d’ordinateur peut réduire la fatigue! Lorsque vous décrivez votre journée, essayez de laisser un créneau pour l’inattendu qui se présente. Près de la moitié des organisateurs (44%) affirment que le principal obstacle à la productivité réside dans les demandes de dernière minute. Faire appel à une agence d’hôtesse peut vous aider à mieux vous organiser.
Définissez des objectifs clairs et réalisables
La planification d’événements est incroyablement stressante, même pour les pros les plus aguerris. Il n’y a jamais assez d’heures dans la journée et quelque chose se passe toujours mal. Utilisez la technologie à votre disposition pour vous concentrer sur les activités les plus rentables. Le lieu de votre événement peut faire ou défaire votre niveau de stress. Vous cherchez peut-être un lieu non traditionnel qui créera une expérience inhabituelle. Mais vous en voulez également un qui soit sûr, fiable, facile à gérer. Les lieux qui offrent des éléments tels que des sièges, la restauration et l’éclairage allègent le fardeau de votre liste de tâches. Mais qu’en est-il du Wi-Fi? Tout autre avantage technologique fourni par un site potentiel ne fera que simplifier votre planification. Ne négligez pas non plus l’accueil, faites appel à une agence d’hôtesse.
Négocier des contrats détaillés
Plus votre contrat initial contient d’informations, plus les chances de malentendu et de manipulation sont faibles. Cela vaut pour les contrats que vous créez ainsi que ceux que vous passez en revue auprès des partenaires. Il peut sembler fastidieux de lire les petits caractères à l’avance, mais cela pourrait vous faire économiser des heures et des maux de tête à long terme. Pour orchestrer un événement, vous devez travailler avec de nombreuses parties prenantes, sponsors, consultants et talents. Définissez les attentes à l’avance avec chacun afin qu’il y ait un point de coupure pour tout changement. Par exemple, assurez-vous d’indiquer clairement aux fournisseurs qu’ils ne peuvent pas revenir en arrière après une certaine date. Instaurer des pénalités pour les artistes, les conférenciers et autres talents en cas d’annulation. Vous ne pouvez pas éviter complètement les changements de dernière minute, mais vous pouvez certainement les décourager.
Créez un dossier ou une liste de «tâches de cinq minutes»
Ce sont des tâches que vous pouvez entreprendre chaque fois que vous avez une fenêtre de temps libre. Avoir du temps pour réaliser ces tâches rapides vous évitera de vous en préoccuper pendant que vous vous concentrez sur de plus grandes choses.